Par : Jessica Finnerty, CEM, gestionnaire, réunions et événements, Association d'entretien automobile

Nous naviguons dans des eaux inexplorées. Bien qu’il y ait toujours un élément d’inconnu lors de la planification d’un événement, les niveaux d’incertitude actuels dépassent tout ce que nous avons jamais connu. Alors, comment diable planifier un événement à grande échelle pour novembre alors que vous ne savez même pas à quoi ressemblera la semaine prochaine ?

L'exposition des produits de rechange automobiles (APEX) se tient chaque année à Las Vegas, NV et accueille généralement plus de 2 500 exposants et près de 50 000 participants. À cinq mois et demi, nous sommes actuellement dans une période de planification critique et nous avançons avec tous les systèmes. Heureusement, le secteur de l’entretien automobile est robuste et les premiers indicateurs ont tous été positifs. Notre industrie est prête à reprendre ses activités et il est évident qu’elle voit la valeur de l’AAPEX.

L'engagement des exposants de l'AAPEX est fort. Malgré des budgets serrés et un avenir incertain, nous avons déjà dépassé de près de 200 le nombre total de stands de 2019. De plus, nous voyons des entreprises s'inscrire pour participer à certains des nouveaux espaces et initiatives pour 2020. J'attribue une grande partie de ce succès à notre communication, notre transparence et notre adaptabilité. La direction du salon a travaillé sans relâche avec nos exposants pour s'assurer qu'ils sentent que leur investissement est protégé. Nous avons retravaillé et étendu notre politique d'annulation afin que les entreprises puissent contracter en toute confiance et avons travaillé avec nos fournisseurs pour garantir un risque minimal lors de la passation de commandes de services. Lorsque nous avons reçu des commentaires inquiets concernant une politique existante, nous avons écouté et ajusté en conséquence. Nous avons également fourni des communications et des mises à jour constantes. Notre site Web et nos communications par courrier électronique contiennent des termes traitant de la situation depuis le début. Et la semaine dernière, nous avons publié notre première vidéo de la réunion publique des exposants de l'AAPEX, où la propriété de l'AAPEX a répondu aux questions du public sur l'émission.

Du côté des participants, nous constatons également des indicateurs positifs. Notre inscription a ouvert une semaine plus tard que d’habitude et sans la grande poussée marketing habituelle qui l’accompagnerait normalement. Malgré cela, plus d’un millier d’inscrits ont trouvé le site par eux-mêmes au cours de la première semaine et ce nombre continue de grimper. Même si les chiffres sont loin de nos performances habituelles en ce moment, il est toujours très encourageant de voir des participants s'engager aussi loin (et sans motivation financière puisque nos tarifs de préinscription s'étendent jusqu'en octobre). Et, tout comme nos exposants, nous nous efforçons de garantir que les participants se sentent en sécurité – tant en termes d’investissement que de santé. Nous étudions des moyens de réaliser des économies lorsque cela est possible. Et nous surveillons de près les meilleures pratiques et les directives de sécurité qui commencent tout juste à être mises en place au sein de l’industrie et les appliquerons rigoureusement.

Alors que nous envisageons les mois à venir, notre plan est simplement de poursuivre ces efforts. Nous avons une deuxième diffusion de l'assemblée publique des exposants prévue pour le début de l'été et prévoyons toujours d'organiser notre camp de stands des exposants, un événement gratuit pour nos exposants qui fournit des mises à jour et de l'éducation sur le salon. La communication et la transparence resteront essentielles. Et quoi qu’il arrive, nous continuerons à chercher de nouveaux moyens d’assurer la sécurité, d’apaiser les craintes et d’apporter de la valeur à tous ceux qui nous font confiance.

Nous espérons que ces tendances positives se poursuivront, à la fois pour notre émission et pour la vôtre. En attendant, restez en sécurité – au plaisir de vous revoir bientôt.