por Toni Corvi Piela
¿El propietario de un evento debería “estar siempre listo para una venta”? Si es así, ¿qué implica eso?
Cuando el equipo de desarrollo corporativo de Reed Exhibitions interactúa con los organizadores de eventos sobre una posible adquisición, siempre es interesante ver cuán abiertos se ponen algunos (y es comprensible) cuando se explica el proceso de diligencia debida. Las listas de solicitudes de debida diligencia financiera, legal y comercial pueden parecer abrumadoras. Pero, en realidad, podemos ayudar a simplificar el proceso y, una vez que se reúne la información, el vendedor a menudo también aprende mucho más sobre su negocio.
¿El propietario de un evento debería estar siempre preparado para una venta? Nuestra respuesta es enfáticamente “Sí”, porque siempre buscamos asociarnos con grandes organizadores de eventos para agregarlos a la cartera de Reed Exhibitions. Además, el proceso de realizar la debida diligencia en un negocio puede resultar muy ventajoso incluso si el evento nunca se vende. En Reed Exhibitions nos aseguramos de ser altamente colaborativos durante todo el proceso y compartir con los vendedores los conocimientos comerciales sobre sus negocios y mercados que obtenemos de nuestra investigación realizada de forma independiente. El proceso también puede ayudar al organizador a saber dónde puede haber oportunidades tanto para el crecimiento de los ingresos como para el ahorro de costos, y brindarle información sobre los beneficios de trabajar con un socio con mucho dinero, poder adquisitivo con los proveedores y alcance internacional.
A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo organizar mejor sus datos y su información comercial para optimizar su evento para una venta y comprender mejor dónde puede haber oportunidades para mejorar el rendimiento del evento.
Ingresos del evento: ¡Cuanto más detalles aquí, mejor! Dado que la mayoría de los ingresos de las ferias comerciales están vinculados directamente a los metros cuadrados, cualquier nivel de información sobre el costo por pie cuadrado y los metros cuadrados vendidos es extremadamente útil. Si puede desglosarlo más por categoría de producto y/o pabellón, ayudará a la parte adquirente a pronosticar con mayor precisión las oportunidades de crecimiento, especialmente si descubre categorías subrepresentadas en relación con el tamaño de su industria. Los mismos conocimientos se pueden aplicar a eventos y conferencias impulsados por patrocinio.
Gastos directos: Es de vital importancia tener un desglose detallado de los gastos relacionados directamente con el evento, para descubrir dónde puede haber oportunidades de ahorro de costos. Las principales categorías de gastos en eventos incluyen tarifas del lugar, contratistas generales, alimentos y bebidas, audiovisuales, marketing, seguridad y registro. Además de mantener un registro detallado de los gastos, también debe mantener y revisar anualmente los contratos con todos los proveedores de servicios vinculados a los gastos anteriores, de modo que no le cobren por un servicio que no está utilizando.
Información al cliente: Los expositores/patrocinadores y los asistentes son los que aportan la mayor parte del valor de adquisición a su evento. ¡Sin ellos el evento no existiría! Una parte adquirente buscará heredar una gran cantidad de información del cliente, incluidos los datos de contacto (el nombre, cargo, empresa, número de teléfono y correo electrónico son los más importantes); tasas de retención; resultados de la encuesta posterior al espectáculo; e historial de ventas (es decir, los expositores han mejorado o degradado un stand en los últimos años; normalmente compran patrocinios; si un asistente ha cambiado de comprar pases de conferencia a pases solo para salas de exposición; etc.). Cuanta menos información transferible esté disponible sobre los clientes, menos atractiva puede resultar una adquisición.
El personal de eventos: En una situación ideal, los empleados clave se trasladarán a la parte adquirente para conservar el conocimiento del evento y las relaciones con los clientes. Mantener un registro preciso de los organigramas de la empresa, las funciones/responsabilidades de los empleados y el historial salarial es útil para el proceso de diligencia debida.
Como puede ver, la información y los datos son cruciales desde el punto de vista de la adquisición. Si bien su fácil disponibilidad ciertamente facilita el proceso de diligencia debida, también ayudan a que el período de transición sea más fluido, lo que en última instancia ayuda con la experiencia del cliente y ayuda a garantizar que los clientes no se vean afectados negativamente después de la adquisición.
Si tiene alguna pregunta sobre cómo prepararse para una adquisición, no dude en ponerse en contacto conmigo. Reed Exhibitions está activo en casi todos los mercados importantes del mundo.
Toni Corvi Piela es Director de Desarrollo Corporativo de Reed Exhibitions, una división del Grupo RELX. Las opiniones son suyas. Puede comunicarse con ella al 203-840-5446 o tpiela@reedexpo.com.
