作者：Toni Corvi Piela

活动组织者是否应该“时刻做好销售准备”？如果是，这意味着什么？

当 Reed Exhibitions 的企业发展团队与活动组织者讨论潜在收购时，总是很有趣地看到，当解释尽职调查流程时，有些人会惊讶不已（这是可以理解的）。财务、法律和商业尽职调查的请求清单似乎令人不知所措。但实际上，我们可以帮助简化流程，一旦信息汇总在一起，卖方通常也会对其业务有更多了解。

活动组织者是否应该时刻做好出售准备？我们的答案是肯定的，因为我们一直在寻求与优秀的活动组织者合作，以增加 Reed Exhibitions 的投资组合。此外，即使活动从未出售，对企业进行尽职调查的过程也可能非常有利。在 Reed Exhibitions，我们强调在整个过程中保持高度协作，并与卖家分享我们从独立进行的研究中获得的有关其业务和市场的商业见解。该过程还可以帮助组织者了解哪里可能存在收入增长和成本节约的机会，并让组织者了解与资金雄厚、供应商购买力强、国际影响力大的合作伙伴合作的好处。

以下是有关如何最好地组织您的数据和业务信息的一些提示，以便既可以优化您的销售活动，又可以更好地了解哪些地方可能有机会提高活动绩效。

活动收入： 这里越详细越好！由于大多数贸易展收入与平方英尺直接相关，因此对每平方英尺成本和售出平方英尺的任何洞察都非常有帮助。如果您可以按产品类别和/或展馆进一步细分，则可以帮助收购方更准确地预测增长机会，特别是如果您发现相对于行业规模而言代表性不足的类别。同样的洞察可以应用于赞助驱动的活动和会议。

直接费用： 详细列出与活动直接相关的费用，以发现可能节省成本的机会至关重要。活动中的主要费用类别包括场地费、总承包商、餐饮、视听、营销、安保和注册。除了保留详细的费用记录外，您还应该维护并每年审查与上述费用相关的所有服务提供商的合同，这样您就不会因未使用的服务而被收费。

客户信息： 参展商/赞助商和与会者是活动的主要购买价值来源——没有他们，活动就不存在！购买方将希望继承大量客户信息，包括联系方式（姓名、职务、公司、电话号码和电子邮件是最重要的）；保留率；展后调查结果；以及销售历史（即参展商在过去几年中是否升级或降级了展位；他们通常是否购买赞助商；与会者是否从购买会议通行证转变为仅购买展览厅通行证；等等）。可转移的客户信息越少，购买的吸引力就越小。

活动工作人员： 理想情况下，关键员工将转至收购方，以便保留事件知识和客户关系。准确记录公司组织结构图、员工角色/职责和薪资历史有助于尽职调查过程。

如您所见，从收购的角度来看，信息和数据至关重要。虽然它们的随时可用无疑使尽职调查过程更加容易，但它们也有助于实现更平稳的过渡期，这最终有助于改善客户体验，并有助于确保客户在收购后不会受到负面影响。

如果您对收购准备有任何疑问，请随时联系我。励展博览集团在全球几乎每个主要市场都活跃。

Toni Corvi Piela 是 Reed Exhibitions（RELX 集团旗下的一个部门）的企业发展总监。本文仅代表她个人观点。她的联系方式为 203-840-5446 或 tpiela@reedexpo.com。