Ann Thornley-Brown est présidente d'Executive Oasis International (www.executiveoasis.com), animatrice professionnelle de team building, conférencière principale et animatrice de réunions. Elle a servi des entreprises clientes de 18 pays, dont Holt Renfrew, Mars Canada, ExxonMobil Canada, Bell Mobility, Banque Royale du Canada, Scalar Decisions, Mister Safety Shoes, EPICPCS, Xerox, OCBC Bank (Malaisie), Telus Mobility, CIBC, Rogers Communication. , Baxter (Dubaï), Thomson Reuters (Dubaï), Blue Nile Dairy (une société du groupe DAL basée au Soudan), Ingram Micro, Bidvest (Afrique du Sud), Sidra Capital (Arabie saoudite), Caribbean Development Bank (Barbade) et bien d'autres. . Les opinions sont les siennes. Article initialement publié sur le blog MPI ici.

UNE SECTION SPÉCIALE PROPOSÉE PAR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

Planifier un événement de dernière minute est une mauvaise idée pour de nombreuses raisons.

• Il est plus difficile de trouver des lieux.
• Le lieu préféré du client sera probablement réservé.
• Les clients finiront par payer plus pour les hôtels, les centres de villégiature et les billets d’avion.
• Planifier à la dernière minute augmente le risque d’erreurs.
• Dans la précipitation pour planifier, des détails importants peuvent être négligés.

La pression qui accompagne la planification d’événements de dernière minute et ses changements jumeaux de dernière minute contribuent à faire de la planification d’événements l’une des professions les plus stressantes. (Malheureusement, le coordinateur d'événements figure à nouveau sur la liste des emplois les plus stressants de Careercast. Il s'agit du numéro 5 pour 2018.)

Essayer d'éduquer les clients sur les raisons pour lesquelles ils devraient planifier des événements avec plus de délais n'a pas fonctionné. (J'ai écrit un certain nombre d'articles de blog pour convaincre les organisations de changer leur approche, et je ne suis pas le seul.)

De toute évidence, personne n’écoute. Ainsi, pour préserver leur santé et leur santé mentale, les professionnels de l’industrie événementielle doivent essayer une approche différente.

1. Contactez les clients réguliers de manière proactive

Cela peut encourager les réservations plus tôt.

2. Dis non."

Tout l’argent du monde n’en vaut pas la peine s’il nuit à votre santé et perturbe votre vie de famille.

3. Gérer les attentes et fixer des limites

C’est un message qui doit être transmis plus souvent. Il est important d'être flexible et de fournir un service client exceptionnel, mais il doit y avoir des limites.

C'est important. Je ne me souviens plus qui l'a dit, mais c'est un bon conseil : « Un manque de planification de votre part ne constitue pas une urgence pour moi. »

Si un client a réservé une réservation jusqu'à la dernière minute, cela ne signifie pas que vous devez travailler toute la nuit et chaque week-end jusqu'à l'événement pour réaliser l'impossible. Cela va à l’encontre des pratiques actuelles du secteur. Il vise à encourager les organisateurs d’événements à réfléchir attentivement aux missions qu’ils acceptent et à celles qu’ils contournent.

4. Identifiez ce qui est réaliste

Les organisateurs internes d’événements d’entreprise n’ont généralement pas la possibilité de dire non. En tant que planificateur interne, tout est une question de compromis. Identifiez ce qui est réaliste. Examinez les attentes du client et soyez franc sur ce qui est et ce qui n'est pas possible dans le temps imparti. Faites de votre mieux pour parvenir à un accord réalisable et plus gérable.

En tant que planificateur externe, cela peut signifier que vous perdez l’entreprise. Vaut-il mieux perdre des affaires ou sacrifier sa santé ?

Identifiez les tâches à accomplir et identifiez les responsabilités conjointes. Je ne peux pas m'en attribuer le mérite. Alan Weiss a eu l'idée. Mon point fort est qu’il ne faut jamais avoir peur de déléguer des tâches chronophages face à une réservation de dernière minute.

5. Créez des modèles pour tous les aspects de la planification d'événements, des demandes des fournisseurs à la restauration.

Travaillez avec le client pour remplir rapidement les espaces vides.

6. Marshall ressources supplémentaires et facturez le client en conséquence

Si vous avez besoin d’une aide supplémentaire, dites-le. Faites savoir au client ce que cela coûtera. S’ils ne veulent pas payer, passez à autre chose.

7. Facturer une prime

Planifier un événement de dernière minute doit être considéré comme un service premium. Que votre prime soit de 5% ou de 10%, elle transmet votre valeur et peut encourager les clients à réserver plus tôt.

8. Assurez-vous d'être payé à l'avance

Certains clients réservent à la dernière minute et indiquent ensuite qu'ils ne pourront payer que bien après l'événement. Dans cette situation, vous vous installez. J'ai eu des collègues qui acceptaient des réservations de dernière minute et acceptaient un échéancier de paiement tardif. Ils ont franchi des obstacles, brûlé la bougie par les deux bouts et ont fini par ne pas être payés ou recevoir moins que le montant convenu. Se précipiter pour planifier un événement à la dernière minute augmente la probabilité que le client ne soit pas satisfait. Ils pourraient repousser les tarifs ou retarder votre paiement.

9. Intégrez des temps d'arrêt pour recharger après l'événement

Se précipiter pour planifier un événement de dernière minute est stressant. Pour cette raison, il est important que les organisateurs d’événements intègrent du temps de récupération dans leur planning. Identifiez les stratégies qui fonctionnent pour vous et appliquez-les régulièrement.

Un changement radical de mentalité

Il s’agit d’une réflexion radicale dans un secteur qui accorde une grande importance au service. Cependant, le stress et l’épuisement professionnel parmi les organisateurs d’événements atteignent des niveaux de crise. Une chirurgie radicale et un changement de mentalité sont nécessaires.

Stephen Covey et le Dr Phil McGraw ont tous deux déclaré que nous traitons les gens de la même manière qu'ils nous traitent, en fonction de ce que nous tolérons. En ne fixant pas de limites, les abus continueront et le coordinateur d'événements continuera à figurer sur la liste des carrières les plus stressantes aux côtés du personnel enrôlé et des pompiers, année après année. Nous pouvons continuer à nous épuiser ou avoir le courage de travailler avec nos clients pour apporter les changements nécessaires pour garantir la santé et le bien-être des organisateurs d’événements et de réunions.

 

Ann Thornley-Brown est présidente d'Executive Oasis International (www.executiveoasis.com), animatrice professionnelle de team building, conférencière principale et animatrice de réunions. Elle a servi des entreprises clientes de 18 pays, dont Holt Renfrew, Mars Canada, ExxonMobil Canada, Bell Mobility, Banque Royale du Canada, Scalar Decisions, Mister Safety Shoes, EPICPCS, Xerox, OCBC Bank (Malaisie), Telus Mobility, CIBC, Rogers Communication. , Baxter (Dubaï), Thomson Reuters (Dubaï), Blue Nile Dairy (une société du groupe DAL basée au Soudan), Ingram Micro, Bidvest (Afrique du Sud), Sidra Capital (Arabie saoudite), Caribbean Development Bank (Barbade) et bien d'autres. . Les opinions sont les siennes. Article initialement publié sur le blog MPI ici.