Jennifer Juergens ha escrito sobre las industrias de reuniones, eventos e incentivos durante más de tres décadas. Hoy combina la escritura con la enseñanza sustituta en el sistema de escuelas públicas de Orlando, enseñando natación a niños y adultos y haciendo cerámica.
UNA SECCIÓN ESPECIAL PRESENTADA POR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL
“¿Cuánto cuesta la conferencia?” Esa puede ser la primera frase que un posible asistente escucha de su jefe cuando solicita asistir a una conferencia, capacitación o evento de networking.
Entonces, a pesar de todo el arduo trabajo que ha realizado para conseguir ese famoso orador principal, los fantásticos eventos educativos y las excelentes oportunidades para establecer contactos, el hecho de que el asistente pueda asistir o no puede reducirse simplemente a dólares y centavos.
Centrarse en los beneficios de asistir a las reuniones
Para ayudar a los asistentes a comunicar a sus jefes los beneficios de asistir a su reunión, proporcione una lista de lo que está en la agenda, pero todo debe centrarse en lo que obtendrán al asistir y lo que se llevarán a cambio. para ayudar a su productividad diaria y/o a la de la organización.
"Los planificadores de reuniones no sólo tienen que prestar mucha atención al contenido, sino también a ¿qué es lo que realmente se llevarán las personas de la reunión?" dice Joan Eisenstodt, fundadora de Eisenstodt Associates, con sede en Washington, DC, una empresa de consultoría, facilitación y capacitación de reuniones. “He hecho esto con folletos impresos y en línea: 'Esto es específicamente lo que obtendrás si asistes a la reunión'. Y una vez que están en la reunión, les doy una hoja de trabajo sobre lo que han aprendido, cómo van a utilizar la información y cómo afectará a sus negocios”.
En la publicación de LinkedIn “Diez pasos para maximizar su retorno de la inversión en Microsoft Inspire”, el gerente de desarrollo de socios de Microsoft, Justin Slagle, explicó cómo la asistencia a una conferencia puede representar un gran compromiso monetario.
"Cuando se tiene en cuenta el costo de la inscripción, los salarios de los empleados, los gastos de viaje y la pérdida de oportunidades por estar fuera de la oficina, es fácil ver cómo asistir a Inspire puede costarle $20,000+", escribió Slagle. "Sin embargo, aquellos que planifican adecuadamente pueden obtener un retorno de esa inversión de 10 a 100 veces".
Para otra conferencia, Microsoft Ignite, la compañía tuiteó una oferta de asistencia para justificar la asistencia. El enlace incluía una carta que explicaba cómo los asistentes conocerían a otros profesionales de la tecnología, aprenderían sobre tecnología líder en cientos de demostraciones prácticas y se conectarían con expertos.
Microsoft no es el único que ayuda a sus asistentes a justificar la reunión ante sus superiores. La Asociación Nacional de Administración de Ayuda Financiera para Estudiantes y la Sociedad Estadounidense de Bioquímica y Biología Molecular también tienen cartas similares que los posibles participantes pueden entregar a sus superiores para justificar su asistencia a sus conferencias anuales.
"Creo que usar una carta [plantillada] puede usarse como idea", dice Eisenstodt. “Pero tendría cuidado si varias personas en una empresa planean enviar la misma carta al jefe. Si yo fuera gerente, me gustaría saber a qué planean asistir, qué planean obtener específicamente y sugerirle a un empleado que haga un informe escrito para que otros en la organización puedan beneficiarse de lo que han aprendido. .”
Comercializar el destino de la reunión
Uno de los errores que cometen los planificadores de reuniones para justificar la reunión, señala Eisenstodt, es promocionar un destino como divertido.
"Es fantástico poder llevar a la familia a un destino concreto, pero los organizadores de reuniones deben mirar más allá del factor diversión", afirma. “Necesitamos ayudar a la organización a mirar el destino y preguntarse: '¿Qué hay en ese destino que contribuirá a su aprendizaje?' Encuentre empresas similares y llévelas a ver una empresa como la suya. Si se trata de una empresa de fabricación, lleve a la gente a otra empresa de fabricación”.
“En el libro de Daniel Pink Una mente completamente nueva: por qué las personas con cerebros diestros gobernarán el futuro, señala que las facultades de medicina y de derecho están llevando a los estudiantes a museos de arte para que sean más observadores. Lo utilizan como una oportunidad de enseñanza”.
NewCo Bay Area Festival en San Francisco adoptó este formato para su evento de febrero de 2017 mezclando sesiones con un formato estilo excursión que permite a los asistentes registrarse para visitar empresas del área como LinkedIn, Pandora y Paypal.
“Los asistentes quieren aprendizaje entre pares. Como planificadores de reuniones, debemos diseñar las reuniones intencionalmente y hacerles saber a los asistentes cómo vamos a ayudarlos a conectarse con sus pares para ayudarlos a resolver problemas”, dice Eisenstodt.
Por último, añade Eisenstodt, haga un seguimiento de los asistentes y obtenga testimonios para utilizarlos en la reunión de marketing del próximo año.
Cinco consejos adicionales para ayudar a los asistentes a justificar su asistencia a su reunión
- Los asistentes potenciales deberán investigar sobre la conferencia: brindarles la mayor cantidad de información posible sobre los oradores, las sesiones, las oportunidades de establecer contactos y lo que obtendrán de cada uno.
- Hágales saber quién más estará en la conferencia y de qué empresas (para posibles oportunidades de establecer contactos).
- Deles un modelo de carta que puedan entregar a sus jefes (señale que solo debe usarse para ideas, no palabra por palabra).
- Agregue testimonios de asistentes de años anteriores que puedan mostrar a sus superiores.
- Sugiera que se ofrezcan a compartir cualquier conocimiento que hayan adquirido en la reunión con otros empleados y ayúdelos a hacerlo.
Jennifer Juergens ha escrito sobre las industrias de reuniones, eventos e incentivos durante más de tres décadas. Hoy combina la escritura con la enseñanza sustituta en el sistema de escuelas públicas de Orlando, enseñando natación a niños y adultos y haciendo cerámica.
