Por: Remco Pot, director de servicios para expositores, RAI Amsterdam

UNA SECCIÓN ESPECIAL PRESENTADA POR RAI ÁMSTERDAM

Para muchos expositores, la preparación de una exposición supone un verdadero desafío. Lleva tiempo, aumenta su carga de trabajo habitual y conlleva todo tipo de cuestiones detalladas, como determinar la cantidad de kilovatios necesarios. Afortunadamente, los organizadores pueden hacer mucho para aligerar la carga. Remco Pot, director de servicios para expositores, ofrece cuatro consejos de oro para hacer la vida de sus expositores lo más placentera posible.

Los expositores valen su peso en oro

Los expositores son la columna vertebral de cada exposición y un componente financiero importante para muchas conferencias. Razón de más para estar satisfechos. Los expositores pueden apaciguarse con muchos visitantes de alta calidad y reuniones productivas que resultan en pistas interesantes. Pero los preparativos... Hay muchas cuestiones que los expositores deben considerar: la cantidad de pies cuadrados, el tipo de construcción del stand, la electricidad, la informática, las alfombras y tal vez incluso las cafeteras, las plantas o las azafatas. Esta no es una tarea diaria para la mayoría de los expositores y preparar un stand no es una de las actividades más populares. Como organizador, puede resultarle beneficioso facilitar al máximo sus preparativos. Esto reducirá el umbral de participación, aliviará el estrés y aumentará el retorno de la inversión, lo que a su vez aumentará las probabilidades de que los expositores regresen para la próxima edición.

Cómo hacer felices a los expositores

Liberar a los expositores es la actividad principal de RAI Exhibitor Services. Ofrecemos alrededor de 80 servicios diferentes para más de 17.500 expositores en aproximadamente 100 eventos al año. Primero hubo un manual del expositor físico, luego un manual digital y ahora utilizamos un portal del expositor, donde los expositores pueden ordenar los artículos que necesitan en línea. Pero siempre se puede mejorar y por eso nos preguntamos cada día cómo podemos hacer felices a nuestros expositores. Aquí nos gustaría compartir algunas de nuestras ideas con usted.

1. Claridad y apoyo

Los expositores quieren saber quién es su contacto para diversas cuestiones. Esto puede parecer obvio pero en la práctica no siempre es así. Por supuesto, los expositores prefieren ordenar todos sus artículos y obtener respuestas a todas sus preguntas desde un punto central, pero saben que esto no siempre es posible. No se preocupe por darles cuatro puntos de contacto diferentes, siempre y cuando se asegure de comunicarse con claridad y que los contactos tengan la habilidad suficiente para brindar el asesoramiento adecuado. Después de todo, las preguntas que probablemente reciban incluyen cuánta electricidad se necesita cuando un expositor quiere un refrigerador, una pantalla, una cafetera y tres computadoras portátiles en el stand.

Los organizadores también deben proporcionar un número de teléfono central al que los expositores pueden llamar si tienen otras preguntas o si no saben a quién contactar para un tema específico.

2. Paquetes iniciales estandarizados

El expositor medio abre el manual o el sitio web, ve diez opciones diferentes de alfombras, iluminación y muebles e inmediatamente pospone la decisión. El primer paso es siempre el más difícil. Por lo tanto, es aconsejable proporcionar uno o más "paquetes iniciales": una cabina uniforme con, por ejemplo, alfombra gris oscuro, dos puntos de electricidad y un servicio estándar de eliminación de residuos. Esto ayuda a los expositores a tener un buen comienzo y les permite centrarse en la ampliación y los extras. Lo que incluye el paquete estándar depende claramente de la exposición. Algunos eventos cuentan con un 80 por ciento de construcción de stands uniformes, mientras que otros comprenden principalmente conceptos de stands únicos. El principio es siempre el mismo: uno o varios paquetes iniciales ayudarán a sus expositores en su camino.

3. Visualización y asesoramiento

Entonces, ¿qué necesitan los expositores? ¿Qué tamaño deben tener sus stands y qué necesitan dentro? Especialmente para expositores sin experiencia, puede resultar muy útil visualizar un stand. En la RAI utilizamos un plano de planta 2D y una impresión 3D para la construcción uniforme del stand. Además, los expositores suelen buscar consejos: ¿ese conjunto de asientos cabe en ese rincón y qué tamaño de pantalla es ideal para esta demostración? La gente de Servicios al Expositor estará encantada de responder a estas preguntas. Para nosotros puede parecer una obviedad, pero para la mayoría de expositores no lo es. Considere hasta qué punto su lugar y/o proveedores pueden proporcionar visualizaciones y asesoramiento y llegar a acuerdos claros. Para cuentas clave o nuevos expositores, es posible que desee llegar a acuerdos para obtener un asesoramiento más proactivo y detallado.

4. Comunicación y recordatorios oportunos

Cuanto antes un organizador tenga todo en orden, más rápido podrá comunicarse y los expositores podrán ponerse a trabajar. Haga listas de verificación adecuadas y cree una buena descripción general de los proveedores y los plazos. También haz acuerdos con el recinto y proveedores para publicar recordatorios y evitar que se pase por alto algo.

Cooperación entre organizadores y sede.

En cada exposición nos encontramos con alguien en un stand durante la preparación, con cara de pánico y revolviendo papeles en busca de ese documento en particular. “¿No pedimos sillas? ¿Nadie pidió sillas? No hay manera de evitar que esto suceda. Pero si el organizador y el lugar llegan a acuerdos adecuados, comienzan a tiempo, brindan un buen paquete inicial y hacen las preguntas correctas, podemos aliviar parte del estrés de nuestros expositores. De este modo, facilitamos al máximo los preparativos y les permitimos centrarse por completo en la exposición misma.